Một trong những điều tốt nhất phải nghĩ đến khi sắp xếp công việc đó chính là đừng cố gắng quá khả năng cho phép. Hãy xác định những công việc ưu tiên và thực hiện danh sách những điều cần làm ở tốc độ cho phép, bắt đầu với những việc gấp và quan trọng nhất và làm những gì bạn có thể làm mỗi một ngày. Như thế bạn sẽ hài lòng khi biết rằng bạn đã sử dụng thời gian và sức lực một cách khôn ngoan và bạn cũng tiến gần đến những mục tiêu khi bắt đầu ngày kế tiếp.

Hoàn thành công việc cách đúng đắn là điều quan trọng nhất. Tính chính xác quan trọng hơn sự nhanh chóng. Những người dạy đánh máy nhấn mạnh rằng luyện tập nhiều sẽ đánh nhanh, và cũng như thế đối với hầu hết công việc. Theo thời gian, những kết quả tích cực sẽ đến dễ dàng và nhanh chóng hơn, và cuối cùng nó gần như sẽ tự động đến. Đừng hối hả hay hấp tấp; chỉ tập trung vào việc làm đúng đắn, và khi có kinh nghiệm, tự nhiên bạn sẽ có được tốc độ.

One of the best things to keep in mind when organizing your work is to not give yourself more to do than you can manage. Set priorities and work through your to-do list at a sustainable pace, starting with the most important or urgent items and doing what you can each day. Then you will have the satisfaction of knowing you used your time and energy wisely, and you will be that much closer to your goals when you start work the next day.

Getting the job done right is the most important thing. Accuracy is more important than speed. Typing tutors emphasize that speed will come with practice, and the same is true of most work. Over time, positive results will come more easily and quickly, and eventually they will come almost automatically. Don’t rush or push; just focus on getting it right, and as you gain experience, you will naturally gain speed.

Những khó khăn của những người khác bắt nguồn từ sự thật rằng họ không có tính quy tắc, không thời khóa biểu, không sắp xếp khoa học. Nếu họ có một biểu đồ, hoặc bảng tính hoặc thậm chí là một danh sách đơn giản, chỉ cần liếc mắt qua là họ biết rõ công việc đã làm và cần phải tập trung kế tiếp vào việc gì. Bắt đầu và duy trì công việc có tổ chức có vẻ như là thêm việc, nhưng nó sẽ giảm thiểu rất nhiều công việc về lâu dài.

Đó cũng là cách tốt nhất để tránh tình trạng nhồi nhét vào phút cuối và dẫn tới tình trạng căng thẳng. Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian và lập biểu đồ cho mọi việc chính là những hành động nhẹ nhàng và hiệu quả hơn là việc không ngừng hối hả để kịp với thời hạn kế tiếp.

Hầu hết những công ty lớn đều có những người với danh xưng “chuyên gia năng suất” hoặc “tư vấn viên quản lý thời gian”, những người sát cánh với công nhân để tìm ra phương án làm thế nào họ có thể thực hiện công việc tốt hơn, ít chi phí hơn, hoặc nhanh hơn cũng như tìm ra những công đoạn thừa trong công việc. Bạn cũng có thể làm thế với chính bản thân mình. Bằng cách lên kế hoạch, lưu lại kết quả, và đánh giá kết quả, bạn có thể cải thiện một cách đáng kể những thói quen làm việc và hiệu suất làm việc của bạn. Và đó chính là làm việc khôn ngoan!

Other people’s troubles stem from the fact that they have no regularity, no schedule, no scientific organization. If they would keep a chart or spreadsheet or even a simple prioritized list, they would know at a moment’s glance where their work was at and what to concentrate on next. Getting and staying organized may seem like extra work, but it saves a lot of work in the long run.

That is also the best way to avoid last-minute cramming and the stress that comes with that. Having everything planned and scheduled and charted is a far more effective and pleasant course of action than constantly rushing to meet the next deadline.

Most large companies have what they call “efficiency experts” or “time management consultants” who hang over the shoulders of the workers to figure out how they could do their jobs better, cheaper, or faster, as well as what they’re doing that they don’t need to do. You can do that for yourself too. By planning your work, keeping records, and evaluating the results, you can significantly improve your work habits and productivity. Now that is working smart!